ما هو نظام ERP ، استخدماته مميزاته وعيوبه

ماهو نظام ERP؟

نظام تخطيط موارد المؤسسة Enterprise Resource Planning هو عبارة عن برنامج لإدارة كافة الأعمال الخاصة بالمؤسسات التجارية، ويُعتبر من أفضل الأنظمة المتبعة على مستوى العالم، لاعتماده على هذا التكنولوجيا بشكل متكامل، ويتم توظيف أنظمته عبر الحاسوب أو جهاز الكمبيوتر، ما يسهل من التحكم عن بعد في جميع البيانات والملفات الخاصة بالشركة عبر لوحة تحكم رئيسية.

ظهر نظام ERP لأول مرة عام 1990، لإدارة الأنشطة التجارية وإنشاء قاعدة بيانات واحدة ومتكاملة للشركات والمؤسسات، بهدف التنظيم والتحكم في جميع الأقسام بكل سهولة، وتصميم واجهة مستخدم واحدة، وتستخدمه الشركات في العديد من التخصصات مثل المحاسبة، والمشتريات، وإدارة المشروعات، وإدارة المخاطر والامتثال، وعمليات التوريد، بالإضافة إلى التخطيط وإعداد الميزانية والتقارير حول النتائج المالية للمؤسسة أو الشركة.

يعمل النظام على تعزيز تدفق البيانات الخاصة بالعمليات التجارية، وتكاملها معاً بمعنى أنه يربط بين البيانات المالية للشركة وأنشطة الموارد البشرية الأخرى على منصة واحدة، بهدف توفير تكامل للبيانات وتحقيق الأداء الأمثل، كما أنها تجمع البيانات المشتركة لأي مؤسسة من مصادر متعددة، خاصة التي تمتلك أنظمة مالية وتشغيلية كثيرة.

واكتسب نظام ERP أهمية كبيرة مع انتشار التجارة الإلكترونية على نطاق واسع وظهور منظومة الفاتورة الإلكترونية، إذ تسهل إصدار الفواتير الضريبية ومتابعتها، تنمية الشركات وتطوير الأعمال التجارية المختلفة، وتلبية كافة احتياجاتها ومتطلباتهان وجعل الأنشطة أكثر مرونة وسهولة، فضلا عن قدرتها على إدارة آلاف الشركات بجميع أحجامها في جميع المجالات. 

كما يشتمل النظام على الكثير من البرامج الفرعية مثل نظام إدارة الحسابات العامة، نظام إدارة العقارات، نظام إدارة المبيعات نظام إدارة المخازن والمشتريات، نظام إدارة الورش والصيانة، نظام إدارة الخرسانة، نظام إدارة الشحن والنقل، نظام إدارة شئون العاملين، نظام إدارة المؤسسات التعليمية، ونظام إدارة المستشفيات وغيرها.

مميزات نظام ERP

1. يتميز بأنه من أفضل الأنظمة الموحدة التي تدير جميع الأقسام الخاصة بالشركات والمؤسسات، ما يسهل من المتابعة الجيدة والتواصل السلس بينها.
2. يوفر النظام بنية تحتية ثابتة للشركة أو المؤسسة، حيث تمتلك جميع أنشطة الأعمال نفس الصورة والمحتوى والنمط.
3. يساهم في تقليل التكاليف التشغيلية وتكاليف الإدارة، من خلال تبسيط الأعمال ومنح أفضل الممارسات التجارية في المجالات المختلفة، كما أنه يقلل من الأخطاء والوقت اللازم لاكتشافها وحلها.
4. يساعد النظام على زيادة كفاءة الخدمات التي تقدمها الشركات، وتقديم تجربة أفضل للمستخدم من خلال العديد من الوظائف والأعمال الواضحة التي يوفرها، وبالتالي تكوين سمعة جيدة لدى العملاء وتنمية النشاط التجاري.
5. يتيح النظام قاعدة بيانات واحدة، ما يسهل من عمليات البحث في الأقسام والإدارات التي تمتلكها الشركات والمؤسسات.
6. يسهل النظام من استخراج التقارير والبيانات والفواتير وغيرها، بشكل أكثر دقة وسلاسة، ما يعزز من اتخاذ القرارات الصائبة لتطويرالأعمال والأنشطة، وتسريع نمو آليات العمل في الشركات.
7. نظام ERP مثالي لتوزيع المهام والوظائف بين الإدارات والأقسام وفرق العمل بطريقة أفضل.
8. نظام ERP يمكن أصحاب الشركات والمؤسسات من الوصول إلى رؤى الأعمال التي تعزز عملية اتخاذ القرار وتكشف طرق تحسين الأداء في المستقبل.
9. يربط النظام البيانات والعمليات بشكل سهل، وبالتالي زيادة المرونة للموظفين لاتخاذ القرارات والإجراءات في أسرع وقت.
10. يسهل النظام من مراجعة الأداء العام للشركة أو المؤسسة ومتابعة المهام، بل ويقلل من معدلات المخاطر الناتجة عن الضوابط المالية وعدم تكامل البيانات.
11. يضمن النظام تقديم الخدمات والأعمال بشكل سريع، عبر ربط العمليات والبيانات معاً في نظام موحد ومتكامل، ومساعدة الموظفين على اتخاذ الإجراءات بشكل استباقي والاستعداد والاستجابة لأي طارئ.
12. من أهم ما يميز النظام هو توفير سعة تخزينية واسعة للبيانات والمعلومات وتحديثها بشكل مستمر، وإمكانية إضافة ملفات جديدة، فضلا عن منح المؤسسة أو الشركة الأمان العالي والحماية المثالية للبيانات الخاصة، ومنع اختراقها أو سرقتها.
13. يناسب النظام كافة أنواع الشركات والمنظمات والمؤسسات أيا كان طبيعة عملها أو نشاطها، كما أنه يمنح أفضل البرامج الخاصة بالموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين.
14. يلعب النظام دوراً هاماً في تحسين مستويات الكفاءة والإنتاجية، وانسياب المعلومات وتجميعها في قاعدة بيانات مركزية واحدة .

عيوب نظام ERP 

1. تكلفة تطبيق النظام عالية داخل الشركات والمؤسسات المختلفة، والتي تتسبب في خوف البعض من اللجوء إليها واستخدامها لعدم إهدار الأموال.  
2. قد يحتاج تطبيق النظام إلى المبرمجين والمتخصصين في هذا المجال، لإتمام كافة العمليات والإجراءات بشكل مثالي واحترافي، مما يقل من إقبال الكثير من أصحاب الشركات على النظام.
3. يحتاج النظام إلى تدريب جميع الموظفين في الشركات والمنظمات على كيفية استخدامه في تخطيط الموارد وإدارة البيانات والمعلومات بطريقة متكاملة، وبالتالي قد يستغرق ذلك وقتاً طويلاً في التدريب التأهيلي والتطبيق العملي.
4. يتطلب تطبيق النظام تكاليف إضافية لخدمات الدعم الفني، وإنجاز كافة الأشياء الخاصة بالعمليات الإدارية له على أكمل وجه.
5. من الممكن أن يتعرض النظام للفشل حال عدم تحديد الأهداف والمتطلبات المرجوة منه.
6. قد يتسبب النظام في تغيير طريقة إدارة الشركات والمؤسسات، لكي يلائم البرنامج الجديد، لذا فسوف يحدث تغييرات جذرية لإعادة هيكلة العملية الإدارية والتواصل بين كافة الأقسام.
7. النظام معقد وصعب في التعامل معه، إذ يتطلب كفاءات مهنية عالية وأدوات تكنولوجية متطورة لمعرفة كافة أنظمته وبرامجه وفهمه بشكل متكامل.
8. النتيجة المرجوة من تطبيق النظام في الشركات بعيدة المدى، أي لا تظهر نتيجة الاستثمار والأموال التي تم إنفاقها عليه إلا بعد فترة طويلة، بسبب إحلال النظام القديم والتعامل بالبرامج الجديدة. 
9. من الممكن أن يتسبب النظام في عدم رضا العملاء، بالإضافة إلى صعوبة نقل البيانات من النظم القديمة، والتي تحتاج إلى المزيد من الوقت والجهد لإعادة التنظيم والترتيب في نظام واحد متكامل.

استخدامات ERP System

1. يستخدم نظام ERP لتقديم حلول متميزة للتجارة الإلكترونية.
2. يمكن لنظام ERP المساعدة في زيادة إنتاجية الموظفين وتنمية الأعمال التجارية المختلفة.
3. يساعد نظام ERP على زيادة الأرباح وتحقيق دخل عالي من خلال الإطلاع على المعلومات الهامة حول الشؤون المالية للشركة أو المؤسسة.
4. يقدم نظام ERP الحلول المثالية لتنمية الموارد البشرية، وإدارة البيانات الخاصة بالشركة والموظفين مثل المرتبات والواجبات والمهام والأداء الخاص بكل موظف، وبالتالي يساهم في تحديد مشاكل الموارد البشرية وحلها بطرق جيدة.
5. يحسن نظام ERP من عمليات التصنيع الخاصة بالمنظمات والمؤسسات وتحسين الاتصالات التجارية بشكل عام، ما يعزز من أداء المشورع وتخطيط الإنتاج.
6. يساهم النظام في تقديم حلول جيدة للتوريدات الحديثة وتحسين التعامل مع كل ما يخص الشركة مثل إدارة المبيعات والمخزون والمشتريات والحسابات وغيرها.
7. يساعد النظام على متابعة سير جميع العمليات الخاصة بالشركات بكل سهولة دون الحاجة إلى نقل البيانات من مكان إلى آخر.
8.  يلعب النظام دوراً كبيراً في اكتشاف الأخطاء بسرعة ومعرفة سببها والمساعدة في إيجاد حلول مناسبة لها، كما أنه يساعد على التخطيط الأمثل لاستغلال موارد الشركة.
9. يعمل النظام على تقليل تكلفة النظم الإدارية للشركات والمؤسسات ويوفر المزيد من الأموال التي يمكن إنفاقها لاستخدام نظم إدارية متعددة داخل الشركة.